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Purpose / 目的: Guidelines for staff hosting guests who visit the classroom or campus, covering facility checks, arrangements, timing, tours, refreshments, photography, and other protocol.
教室やキャンパスを訪問するお客様を接待する際のスタッフ向けガイドライン。施設確認、準備、時間管理、案内、飲み物の準備、写真撮影、その他の対応について。
1. Check Classroom Availability / 教室の空き状況確認 #
日本語: お客さんの要望は次の4つのどれかになる。
- 施設を見に行きたい
- 授業見学に行きたい
- 先生方に会いに行きたい
- 学生と交流をしたい
まず要望を確認して、それに合わせて教室の空き状況を確認する。
English: Usually, the guest’s requests will be one of the following four:
- They want to see the facilities.
- They want to observe a class.
- They want to meet the teachers.
- They want to interact with students.
First, confirm their request, then check classroom availability accordingly.
2. About Client’s Transport and Parking / お客さんの乗り物・駐車場 #
日本語: お客さんはどうやって来るのか、車で来る場合、車は何台なのかを確認する。
それに合わせて、Chaitanyaさんと駐車場の空き状況を確認して、お客さんにもそれを伝える。
表現例：「すみません、駐車場のスペースが限られているため、一台しか入れないのですが、もう一台は外の道で駐車してもらうことになりますが、大丈夫でしょうか。」
また、道が迷いやすいので、お客さんの到着時間を確認して、その10分前からボランティアの学生2人を大通りのところに案内するために待たせておく。
English: Check how the guest will be arriving. If they are coming by car, confirm how many cars there will be. Based on that, coordinate with Chaitanya San about parking space availability and inform the guest as well.
You may say something like: 「すみません、駐車場のスペースが限られているため、一台しか入れないのですが、もう一台は外の道で駐車してもらうことになりますが、大丈夫でしょうか。」(“Sorry, our parking space is limited, so only one car can park here. The other would need to park on the road outside. Would that be alright?”)
Also, since the roads are a bit confusing, confirm the guest’s arrival time and have 2 volunteer students wait at the main road, starting about 10 minutes before, to guide them in.
3. Appropriate Arrangement of the Facilities / 施設の整理整頓 #
日本語: 以下に必ず気を付ける。
- 駐車場・階段・両方の教室にゴミがない。
- 学生の寮があるところでは、学生の服が干してない。
- どこにも水が溜まってない（特に雨季の時）。
- 両方の教室が掃除されている。最悪メイドさんが来ていなければ、学生と一緒に自分で掃除する。
- 椅子をちゃんときれいに整っておく。
- 教室をきれいに明るくしておく。
- エアコンをつけておいて、エアコンの温度を25度にしておく。（特に夏の時、教室を涼しくて気持ちよくしておく。）
- テレビをつけておいて、いつでも簡単にＰＰＴが移せるような状態にしておく。
交流会・打ち合わせが終わってから、また両方の教室をきれいにしておく。
English: Keep the following in mind:
- There must be no trash in the parking area, on the stairs, or in either classroom.
- If there is a student dormitory nearby, make sure no clothes are hanging outside.
- Ensure there is no stagnant water anywhere (especially during the rainy season).
- Both classrooms must be cleaned. If the maid does not come, clean the space together with the students.
- Chairs must be neatly arranged.
- Keep the classrooms clean and bright.
- Turn on the AC and set it to 25°C (especially in summer, keep the classrooms cool and comfortable).
- Turn on the TV and prepare it so a PPT can be displayed at any time.
Once the meeting or exchange session is over, make sure both classrooms are cleaned again.
4. Meeting Time / 待ち合わせの時間 #
日本語: 先生方はお客さんが来る30分前に着く。 特に当日の訪問を担当している先生は、必ずみんなの前に着く。
学生との交流会がある時、学生を駐車場のところで待たせておく。お客さんを先に案内して、先生の紹介などを先にやる。 それが終わったら、学生を呼んで順番どおりに座ってもらう。
English: Teachers must arrive 30 minutes before the guests. The teacher in charge on that day must arrive earlier than everyone else.
If there is a student exchange session, have the students wait in the parking area. First take the guests inside and introduce all the teachers to them. Once that is done, call the students inside and have them sit in order.
5. Classroom Tour / 教室の案内 #
日本語: 案内する時は、金大→岡大の順番で、両方の教室を案内する。 また、学生のマイ勉強スペース等も案内する。
住み込み教育の取り組みについて、必ず紹介する。 例：この建物は実はうちの先生の一戸建てなんですが、そこで場所を貸していただいて、これらの教室を立てました。 またすぐ隣の建物に女子学生向けの寮もあります。 実は、ここに来る学生は主に田舎等から来る学生なので、あまりおしゃれなところだと居ずらくなったり、圧迫感を感じてしまったりするので、わざとこういうところで住んでもらうことを考えました。 移動費なども発生しないように、ここの教室のすぐ近くに泊まってもらうようにしています。
English: When showing guests around, follow this order for touring both classrooms: Kindai first, then Okadai. Also show them the students’ personal study spaces.
Always introduce our boarding style education model of living and studying together. For example: this building is actually one of our teacher’s own houses. We were able to rent the space and set up these classrooms here. There is also a dormitory for female students in the building right next door. Since the students who come here are mainly from rural areas, we intentionally chose this kind of setting for them to live in, since a more upscale environment could make them feel uncomfortable or out of place. We also arrange for students to stay very close to the classrooms so that no travel costs are incurred.
6. Ordering Drinks / 飲み物の注文 #
日本語: お水のペットボトルを買って、冷やしておく（お客さん人数分 + 一本余分)。
訪問する時間によって、温かいチャイを注文する。
コップは、紙コップではなく、ちゃんとしたきれいなコップを使う。 Trayも使う。
スナックを用意する必要はない。簡単なクッキーで十分。
English: Buy bottled water and chill it, with enough bottles for all guests plus one extra. Depending on the time of the visit, order hot chai. Use proper, clean cups instead of paper cups, and serve using a tray. No need to prepare heavy snacks. Simple cookies are enough.
7. Photography / 写真撮影 #
日本語: 担当の先生が写真を撮るのではなく、かならずボランティアの学生か他の先生にお願いする。
以下の写真を撮る。
- Felicitation if any
- お客さんがスピーチ・プレゼンをして様子
- 学生が質問をしている様子
- 学生全員が聞いている様子
- お客さん全員の様子
- セッション後に、グループ写真
- 何かグループ活動をしている時、それぞれのグループの写真
English: The teacher in charge should not take photos that day. Instead, always ask a student volunteer or another teacher to take pictures.
Photos to take:
- Felicitation, if any
- The guest giving a speech or presentation
- Students asking questions
- Candid shots of all students listening
- A group photo of all guests
- A group photo with everyone present once the session ends
- Photos of each group during group activities, if any
8. Others / その他 #
日本語:
- 自己紹介：簡単な自己紹介を準備しておく。ひらめきで何年前から教えているか、何を教えているかを伝える。
- 名刺交換：名刺を準備しておいて、会ったときにまず挨拶して、名刺交換する。もしバタバタしていて、最初に名刺を渡せなかった場合、最後に交換してもいい。
- お土産：会社からのお土産を用意する。
English:
- Self introduction: Prepare a short introduction. Mention how long you’ve been teaching at Hirameki and what you teach.
- Business card exchange: Prepare your business card in advance. When you meet, greet first, then exchange cards. If things are hectic and you can’t exchange them at the start, it’s fine to do so at the end.
- Souvenir: Prepare a souvenir from the company.
Source / 出典: お客様接待チェックリスト_教室編.xlsx (internal reference document / 社内参考資料)